La gestion des ressources humaines (RH) est capitale dans toute entreprise. Plusieurs outils ont d’ailleurs été mis en place à cet effet. C’est dans cette logique que la plateforme MyPeopleDoc a d’ailleurs été créée pour les entreprises. Il s’agit d’un outil qui s’adresse particulièrement aux personnes chargées des RH. MyPeopleDoc propose des prestations diverses qui ont pour but d’optimiser la gestion des ressources humaines. De la gestion des carrières au traitement des dossiers des employés, l’outil se veut utile pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur MyPeopleDoc.

Comment se présente MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc est une plateforme française créée pour faciliter la mission des Directeurs des Ressources Humaines (DRH). Disponible depuis 2008, la plateforme permet aux entreprises de s’inscrire dans la dynamique de dématérialisation de l’administration instaurée par les pouvoirs publics. Elle aide ainsi les entreprises à se conformer à l’article 24 de la loi El Khomri de 2009, qui promeut la dématérialisation des bulletins de paie.

MyPeopleDoc a pour but la réduction drastique de l’usage du papier, tout en permettant aux entreprises de faire des économies. Avec la technologie Cloud, MyPeopleDoc propose de l’assistance aux équipes de gestion des RH. Grâce aux solutions de la plateforme, vous pouvez recevoir et traiter par voie électronique des documents relatifs aux RH. MyPeopleDoc s’est étendu au-delà du territoire français à partir de 2014 grâce à une levée de fonds de 17,5 millions de dollars.

Chaque année, des millions de documents sont traités par la plateforme. L’un des points forts de MyPeopleDoc est qu’elle garantit la confidentialité et la pérennité des documents. De nombreux groupes et multinationales comme Ubisoft, Veola Propreté, Groupe M6, Banque Accord, Canal+, Batigère et Bouygues Telecom ont adopté ce coffre-fort virtuel de gestion des RH.

Comment fonctionne de MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc fonctionne comme un coffre-fort électronique dans lequel toute entreprise peut conserver les documents de ses travailleurs. Pour bénéficier des fonctionnalités de l’outil en tant que gestionnaire de RH, vous devez avoir un compte. Si vous êtes un employé, vous pouvez accéder à la plateforme via un code d’activation personnel à usage unique. Le code est envoyé au travailleur par son entreprise, à travers un email ou un courrier. Le service est gratuit pour les employés.

La plateforme offre à chaque structure qui y adhère un espace de stockage confidentiel et sécurisé. Tous les types de documents numériques peuvent y être sauvegardés. Pour mieux vous retrouver dans la gestion des documents, vous pouvez les classer grâce à un système de libellés. La taille maximale de chaque fichier stockable est de 250 Mo alors que la capacité de stockage totale est de 10 Go.

MyPeopleDoc permet aux clients de se débarrasser des documents dont ils n’ont plus besoin. Une fois supprimés, ces documents se retrouvent dans la corbeille et peuvent être restaurés à tout moment, si nécessaire. Au cas où vous voudriez les supprimer définitivement, il vous suffira de vider la corbeille comme sur ordinateur. À partir de l’espace du coffre-fort virtuel que constitue MyPeopleDoc, vous avez la possibilité de partager des documents avec d’autres personnes. Pour ce faire, il vous suffira de créer des espaces spécifiques de partage de fichiers.

En tant que gestionnaire des ressources humaines, vous pouvez lier votre compte MyPeopleDoc à un ou plusieurs employeurs. Ainsi, chaque employeur peut transférer sur votre compte tout document ayant trait à la Gestion des Ressources Humaines (GRH) de sa structure. Lorsqu’un document est envoyé sur votre compte, vous recevez automatiquement une notification par email. Vous avez la possibilité de refuser la réception de certains documents. En dehors des personnes habilitées à vous envoyer des documents, aucune autre ne pourra le faire. Par ailleurs, un historique retrace l’ensemble des actions effectuées sur votre compte dans les 30 derniers jours. L’historique renseigne la date et l’heure de chaque action au cours de cette période.

Comment fonctionne mypeopledoc ?

Quel est l’intérêt d’utiliser MyPeopleDoc ?

Divers facteurs font de MyPeopleDoc un outil utile pour la GRH.

Automatiser les processus des RH

Le premier avantage qu’offre MyPeopleDoc est qu’il permet d’automatiser les processus des RH. Se présentant comme un logiciel, l’outil sert à rendre automatiques tous les processus qui se déroulaient manuellement. De toute évidence, l’automatisation permet de gagner du temps. De plus, la plateforme MyPeopleDoc bénéficie d’un système de sécurisation. Quoi qu’il en soit, l’automatisation des RH a un impact positif sur la productivité des employés. Elle permet aux équipes RH de répondre aux besoins des salariés, et ce, dans les plus brefs délais.

Optimiser la gestion des documents

Tous les DRH savent combien il est harassant de gérer les documents des ressources humaines. La plateforme MyPeopleDoc permet de mettre en place une politique de gestion des documents qui facilite la tâche à tout le monde. Elle est utile pour dématérialiser les documents physiques et les préserver de la perte ou de la destruction. Un autre avantage avec MyPeopleDoc, c’est la possibilité d’accéder aux documents stockés 7j/7 et 24h/24.

Améliorer les services partagés

Si vous disposez d’un centre de services partagés en RH, vous pouvez utiliser MyPeopleDoc pour améliorer vos prestations. Via cette plateforme, vous pouvez gérer plusieurs équipes de RH tant au niveau national qu’international. MyPeopleDoc permet aux représentants de ressources humaines d’avoir accès aux dossiers des salariés, peu importe où ils se trouvent.

Analyser l’évolution des processus

Après l’automatisation des processus de gestion des RH, il vous faudra effectuer un suivi des résultats. C’est ce que permet MyPeopleDoc en mettant à votre disposition des tableaux de bord faciles à lire. Ces tableaux de bord vous permettent de suivre les indicateurs de performance en vue de connaître l’avancée des processus. Votre analyse vous permettra de vous rendre compte s’il est nécessaire d’apporter des modifications aux processus ou non.

S’assurer de la sécurité, de l’authenticité et de la légalité des documents

Certes, le partage de documents par email au sein d’une entreprise a ses avantages. Néanmoins, une telle opération ne présente aucune garantie en ce qui concerne la sécurité, la valeur et la légalité des documents. Avec la plateforme MyPeopleDoc, les informations sensibles sont traitées de sorte à assurer leur confidentialité. Grâce à la signature électronique, les documents partagés via la plateforme ont une valeur juridique. Par ailleurs, MyPeopleDoc annule les risques de spam et de suppression de fichiers par erreur.