Comment bien préparer et animer une réunion ?

L’un des nombreux rôles incombant aux managers est la capacité de pouvoir bien informer. Si vous venez d’être promu sur un poste de direction, il est possible que vous ressentiez quelques appréhensions à organiser votre première réunion de travail. Sachez que l’organisation et la présentation d’une réunion ne s’improvisent pas. En suivant scrupuleusement certaines règles, vous parviendrez sans doute à surmonter votre trac. Dans cet article, je vais vous aider à comprendre comment bien préparer et animer une réunion.

Préparer son intervention

Travailler sur son intervention est crucial avant de vous lancer dans une présentation quelle qu’elle soit. Pour être efficace, vous devrez avoir une idée du déroulement précis de votre réunion. Pour cela, il vous faudra établir une feuille de route des différents points à aborder et structurer votre prise de parole à l’aide d’une trame logique et de documents s’y afférant. Mais, vous devrez également anticiper les éléments techniques qui vous permettront de réaliser votre réunion dans les meilleures conditions.

Etablir l’ordre du jour

Tout d’abord, en tant qu’animateur de la réunion vous devez cibler et définir les objectifs qui vous poussent à réaliser cette prise de parole en public. L’erreur que font souvent mes coachés est de penser que toutes les interventions orales se préparent de la même façon. Pourtant, chacune fera l’objet d’un format différent.

Vous ne préparerez pas les mêmes supports et techniques d’animation selon le format de votre réunion. Je conseille ainsi souvent aux managers que je coache, de définir en premier lieu si le contenu de leur réunion sera informatif, centré sur l’échange, la résolution de problème, ou encore, la prise de décision.

Ensuite, il sera impératif de définir qui doit participer à la réunion et de lancer les invitations à l’avance. Chaque participant pourra alors bien se préparer de son côté. En fonction du thème, du format et de la liste des membres, vous serez à même de préparer un ordre du jour cohérent.

Si vous en ressentez le besoin, sachez que des outils marketing d’aide à la réflexion, tels que le diagramme d’Ishikawa, existent. N’hésitez pas à vous en inspirer pour établir une structure pertinente concernant les points à aborder lors de votre intervention et les propositions que vous ferez à l’issue.

Pour finir, pensez à préparer tous les documents qui vous permettront d’illustrer vos dires. Graphiques, tableaux ou comptes rendus, à vous de voir ! Ayez également une idée du mode de diffusion de ces éléments pendant la réunion : vous pouvez par exemple utiliser Powerpoint, Impress, etc.

Choisir le lieu et le créneau horaire

Je vois souvent des présentations prévues de façon trop rapide et sans considérer les problématiques d’organisation. C’est une erreur ! Même si la question de la tenue de la réunion en ce qui concerne le lieu, la date et l’heure vous paraît secondaire, elle fait partie intégrante des clés de la réussite d’une bonne présentation orale.

Rien de plus déstabilisant que de prévoir une intervention et se rendre compte au moment de la démarrer que la salle où elle devait se dérouler est occupée. De plus, pour que chaque participant puisse s’organiser, vous devez imposer la date et l’heure de votre prise de parole.

Je vous conseille d’éviter de choisir des dates particulières comme les veilles de congés où vos interlocuteurs pourraient être moins réceptifs à votre communication orale. Selon le même principe, évitez les créneaux horaires trop tôt ou trop tard dans la journée afin que chacun puisse faire preuve d’une attention maximale.

Une bonne préparation en amont jouera sur votre crédibilité. Vous gagnerez également en confiance en vous et vous optimiserez votre gestion du stress en faisant preuve d’organisation. Vos prises de parole en public seront respectées par votre auditoire et vous ferez ainsi mieux passer le contenu de la réunion.

Animer la réunion

Entrons à présent dans le vif du sujet avec l’animation de la réunion en elle-même. Comme pour la présentation, pour parler en public, pas de place à l’improvisation. En tant qu’orateur principal, vous devrez procéder selon des étapes bien précises afin de capter l’attention de vos auditeurs. Pour cela, trois points sont importants : la présentation des participants, le déroulé de la réunion et la conduite à tenir. Je vous en dis davantage dans la suite de cet article.

Le tour de table

Il est possible selon le format de votre intervention, que les différents membres ne se connaissent pas. Il est pourtant impératif que chacun sache qui fait quoi et pourquoi il est convié à votre prise de parole en public. Vous n’aurez, bien entendu, pas le temps nécessaire pour présenter chacun de façon complète.

De plus, vous devez rester focus sur les points à développer dans le cœur de la réunion. Proposez alors à votre auditoire de se présenter rapidement chacun à leur tour. Cela vous permettra de dynamiser la réunion en faisant intervenir les participants.

Vous pouvez choisir de le faire de manière classique : nom, prénom, années d’ancienneté et fonction dans l’entreprise. Il est également possible de le faire sous forme de jeu de rôle ou tout autre technique de votre choix permettant de donner du peps à cette entrée en matière.

Toutefois, gardez à l’esprit que le tour de table doit être rapide et efficace afin de ne pas rogner sur le temps prévu pour votre intervention. Le fait de présenter tout le monde permettra de créer une certaine cohésion et un rapprochement qui vous seront ensuite bénéfiques dans le déroulé de la réunion.

Le déroulé de la réunion

Vous l’aurez compris, votre oral doit être structuré. Pour prendre efficacement la parole, n’éludez pas la phase introductive. Elle doit poser les bases de votre intervention devant un public : l’utilité de la tenue de cette réunion, ses objectifs, etc.

Veillez à instaurer d’emblée un climat de confiance et de bienveillance propice à l’échange. Les points délicats doivent être mis en avant dès le début de l’intervention orale afin que chacun comprenne son but. De plus, le fait de les énoncer en premier lieu vous laissera tout le reste de la réunion pour développer des solutions.

Misez sur l’attention maximale de votre auditoire en début de discours. Au fur et à mesure de votre présentation, il se peut que des questions naissent dans les esprits. Vous devrez alors faire preuve de charisme pour parvenir à canaliser les interventions de chacun.

Le but étant que tous les participants puissent s’exprimer selon une réelle équité. Si les esprits s’échauffent, vous pourriez avoir du mal à reprendre le contrôle de la réunion. Soyez alors ferme quant à la prise de parole et au temps imparti à chacun.

Pour étayer vos paroles, vous pouvez distribuer des documents à votre public au fur et à mesure de l’avancée de la réunion. Cela leur permettra de se situer et vous parviendrez à les captiver en ajoutant des visuels à votre communication verbale.

La conclusion doit reprendre les points cruciaux développés dans le corps de la présentation et les récapituler. L’axe intéressant à développer est : mettre en avant la situation actuelle, de détailler ses problématiques et de leur opposer des solutions.

Veillez à respecter scrupuleusement le timing défini en amont. Chaque personne présente dans l’assemblée ne doit pas perdre trop de temps sur son travail. De plus, une réunion qui traîne en longueur est souvent peu productive. Il faut parvenir à ne pas se disperser et rester focus sur le sujet principal de la réunion.

La conduite à tenir

Intervenir devant un auditoire n’est pas un exercice facile. Les orateurs doivent parfois se faire coacher pour réussir à prendre la parole en public de façon efficiente. Si l’expression orale est importante, le mode de communication non verbal l’est tout autant.

Parler devant un auditoire sous-entend de s’adapter à ce dernier. Pour bien mener votre action, il faudra que vous définissiez le style et le ton que vous devrez employer. Vous ne vous comporterez pas de la même façon face à un auditoire jeune et dynamique ou devant des interlocuteurs d’un certain âge.

Cette capacité à vous adapter se ressentira dans l’attention de l’auditoire mais également dans votre posture. La gestuelle que vous mettrez en avant permettra de conforter votre prise de parole publique. Soyez détendu et souriant autant que possible et évitez les silences gênants. Restez clair et concis dans vos paroles.

Captiver son public c’est aussi le faire participer. Cela vous garantit le dynamisme de la réunion et d’éviter que votre auditoire ne sombre dans l’ennui. En équilibrant les échanges, vous garderez le contrôle et parviendrez à convaincre le public.

Si vous avez peur de parler en public, vous pouvez réaliser quelques exercices. Travailler la respiration vous aidera à vous détendre et à gagner en éloquence. Un coaching ou une formation prise de parole peuvent s’avérer utiles si vous démarrez dans cet exercice.

J’espère que cet article vous aura aidé à comprendre toute l’importance de bien préparer et animer une réunion. Prendre la parole devant un public est un challenge à part entière que vous devez savoir relever en tant que dirigeant. Avant de vous lancer dans le grand bain, je vous conseille de réaliser plusieurs mises en situation. Elles vous aideront à apprendre à parler en public mais aussi, à maîtriser la communication non verbale.