Tout le monde s’entend sur le fait que le courrier électronique est devenu un outil de communication incontournable de nos jours. Il se révèle d’une grande utilité, non seulement pour communiquer entre collaborateurs au sein d’une entreprise, mais aussi pour interagir avec les clients. Au-delà de ses fonctionnalités basiques, il faut pourtant reconnaître que le courrier électronique renferme plusieurs outils peu exploités par les professionnels et les particuliers. Parmi ces outils, on en trouve deux qui peuvent prêter à confusion, pour les utilisateurs : les champs CC et CCI. Nous vous exposons toutes leurs différences ici.
Sommaire :
Que signifient CC et CCI ?
Le champ CC (Copie Carbone) permet à l’auteur d’un courrier électronique de transmettre ce dernier à d’autres contacts en dehors du destinataire principal. Autrement dit, il permet à celui-ci d’avoir accès au mail et à son contenu, sans pour autant que celui-ci lui soit destiné directement. Si vous souhaitez par exemple transmettre un message concernant la comptabilité à votre directeur, vous pouvez aussi le faire connaître au responsable du département concerné. Dans ce cas, vous remplissez le champ principal (A) avec l’e-mail du directeur et le champ CC avec l’adresse électronique du responsable de la comptabilité. Il peut ainsi non seulement lire le contenu de votre lettre, mais aussi être tenu au courant des prochains échanges entre le directeur et vous. L’utilisation du champ CC implique aussi que le destinataire principal du courrier constate qui d’autre que lui est impliqué dans votre conversation.
Le champ CCI est quant à lui l’abréviation de Copie Carbone Invisible et est pratiquement similaire au champ CC dans son fonctionnement. La seule particularité de cette option, c’est que les contacts insérés ne sont pas affichés dans le courrier et sont donc invisibles aux autres destinataires. Ils ne peuvent être détectés, ni par les destinataires principaux ni par les destinataires dont l’adresse est insérée dans le champ CC. Ils ont pourtant un accès total à tous les échanges entre l’auteur du message et les destinataires principaux auxquels il est adressé.
Pourquoi utiliser les champs CC et CCI ?
Les champs CC et CCI sont d’une grande utilité en messagerie électronique, et c’est la raison pour laquelle il est important de maîtriser leur utilisation. Certaines conversations que vous tenez avec vos collaborateurs ou vos clients nécessitent l’implication de témoins pour une valeur administrative plus importante. Selon les différents cas de figure, ces témoins peuvent être constatés ou non par les destinataires principaux. Lorsqu’il s’agit d’un échange avec un client par exemple, ce dernier ne trouvera en général aucun inconvénient à ce que la conversation soit lue par vos collaborateurs. Au contraire, cela peut être tout à fait nécessaire pour une bonne fluidité de la communication entre les différents départements de votre entreprise. Dans une telle situation, l’utilisation du champ CC prend toute son importance.
En revanche, lorsque nous considérons le cas d’une enquête judiciaire par exemple, il faut absolument éviter que le destinataire constate la présence des témoins. Si la conversation a pour but de l’emmener à passer involontairement aux aveux, cela ne risque certainement pas d’arriver s’il a conscience d’être espionné. C’est dans un tel cas qu’il est recommandé d’utiliser le champ CCI pour associer d’autres destinataires à la conversation en cours. Il peut aussi être utilisé pour associer certains collaborateurs clés tels que le chef de département aux échanges tenus avec un client. Il sert aussi lors de l’envoi des messages commerciaux et des newsletters, pour éviter que les destinataires voient les adresses électroniques de leurs potentiels concurrents.
Comment bien utiliser les champs CC et CCI ?
L’utilisation des champs CC et CCI nécessite une certaine vigilance pour éviter de s’emmêler les pinceaux et confondre les destinataires. C’est pourquoi nous vous livrons des conseils et astuces pratiques pour la bonne utilisation de ces différents outils. En premier lieu, il faut noter que la méthode d’utilisation est la même, quel que soit le service de messagerie que vous utilisez. Que vous soyez un utilisateur de Yahoo, de Google, ou d’Outlook, vous pouvez associer en toute transparence ou discrètement des destinataires à vos courriers.
Pour réussir cela, nous vous recommandons de rédiger en premier lieu l’intégralité de votre message, sans y ajouter aucune adresse électronique à cette étape. Cela vous met à l’abri du risque d’omettre le remplissage des champs CC et CCI, et d’envoyer votre courrier, seulement aux destinataires principaux. Une fois la rédaction de votre message terminée, c’est à présent le moment d’y ajouter les contacts des destinataires auxquels il est destiné. À cette étape, vous pouvez remplir les différents champs (principal, CC et CCI), sans risquer d’oublier d’y ajouter leurs destinataires respectifs.