La rédaction d’un cahier des charges (CDC) est une étape indispensable lorsque l’on souhaite mettre sur pied un projet. C’est un document qui permet au maître d’ouvrage d’expliquer et de préciser clairement ses besoins et attentes. Ce support facilite la tâche au prestataire et permet aux différents acteurs d’être sur la même longueur d’onde. Rédiger un tel document n’est pas un exercice facile, car il comporte de nombreuses exigences. Comment rédiger un cahier des charges ? Quelle est l’utilité de ce document ? Quelles sont les fonctions et la forme de cet outil de pilotage de projets ? Dans cet article, je vous montre tout ce qu’il faut savoir sur le CDC.

Le cahier des charges : qu’est-ce que c’est ?

Le cahier des charges (CDC) est un document formel qui contient toutes les informations nécessaires à la réalisation d’un projet. Il mentionne tous les éléments qui devront être pris en compte, de la phase de développement à la réalisation du projet.

Le CDC permet au prestataire de savoir ce que le maître d’ouvrage attend de lui et entraîne des pénalités en cas de non-respect. Cet outil de pilotage est utilisé dans de nombreux domaines. On peut rédiger un cahier des charges pour encadrer un projet web, construire une maison, concevoir un produit…

Les différents types de cahiers des charges

On distingue généralement deux types de cahiers des charges :

  • Le cahier des charges technique ;
  • Le cahier des charges fonctionnel (CDCF).

Le CDC technique

Comme son nom l’indique, le cahier des charges techniques se focalise sur les exigences et contraintes techniques d’un projet. Il énumère l’environnement technique, la faisabilité du projet et les contraintes liées à la sécurité. Le document spécifie également les langages et outils à utiliser, ainsi que leurs versions respectives.

Enfin, le CDC technique prend aussi en compte les contraintes économiques, industrielles, environnementales et matérielles. Complet et pratique, ce document est néanmoins difficile à rédiger.

Le cahier des charges fonctionnel (CDCF)

Le cahier des charges fonctionnel précise les besoins et attentes du maître d’ouvrage. Il contient toutes les informations qui permettent d’expliquer et de comprendre les exigences liées au projet. Il structure le projet en précisant les conditions de réalisation (respect des normes, contraintes techniques…) ainsi que les services à rendre.

Le CDCF doit fournir assez de détails pour être compréhensible par tous les acteurs du projet. La norme européenne NF EN 16271 de février 2013 a défini une méthode normalisée pour la rédaction des cahiers des charges fonctionnels.

Les grandes étapes d’un cahier des charges

Comment rédiger un cahier de charges ? Il suffit de suivre une méthodologie bien définie pour obtenir un document correctement structuré. Par exemple, pour faire le cahier des charges d’un projet de création d’un site internet professionnel, on peut suivre le plan ci-dessous :

  • Contexte et présentation du projet ;
  • Description graphique et ergonomique ;
  • Description fonctionnelle et technique ;
  • Définition des résultats attendus ;
  • Budgétisation et fixation des délais.

Contexte et présentation du projet

Il s’agit dans un premier temps de présenter l’entreprise (date de création, secteur d’activité, services ou produits vendus, nombre de salariés…). Ensuite, on expliquera l’importance qu’aura le site internet dans la stratégie de la société. Le document doit également mentionner s’il s’agit d’un nouveau site ou d’une refonte d’une plateforme existante. Dans le dernier cas, il faut communiquer les statistiques (trafic mensuel, taux de conversion, taux de rebond…) et tous les éléments utilisés (nom de domaine, hébergement, logo, éléments graphiques…).

À qui s’adresse la plateforme ? Ciblez-vous les entreprises ou les particuliers ? Vous devez définir clairement votre cible et donner ses caractéristiques et centres d’intérêt. Le document doit également préciser vos objectifs quantitatifs, c’est-à-dire les objectifs en termes de volume de ventes et de trafic visé.

Enfin, le périmètre du projet est l’un des éléments les plus importants. Il faut prendre soin de préciser si votre site web sera multilingue et indiquer les langues que vous souhaitez y intégrer. Souhaitez-vous que votre plateforme soit adaptée à un affichage sur mobile ? Toutes ces informations doivent figurer dans le cahier des charges.

Description graphique et ergonomique

Existe-t-il déjà une précédente version du site ? Souhaitez-vous réutiliser les éléments graphiques (couleurs, logo, police…) de la plateforme ? Si oui, pensez à les inclure dans le CDC. De même, s’il s’agit d’un nouveau site web, il faut indiquer tous les éléments graphiques suscités. Qu’en est-il du design ? Y a-t-il une exigence particulière dans ce sens ? N’hésitez surtout pas à en parler.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez donner des exemples de sites web auxquels vous souhaitez que le vôtre ressemble. Si vous avez une idée précise de l’aspect que prendra votre plateforme, il est également possible pour vous de réaliser des maquettes et de les inclure dans le document.

Comment faire un cahier des charges ?

Comment faire un cahier des charges ?

Description fonctionnelle et technique

Pour un projet web, la description fonctionnelle et technique prendra en compte plusieurs éléments, à savoir :

  • L’arborescence du site (rubriques, pages principales) ;
  • L’inscription à la newsletter ;
  • Les modes de livraison et de paiement envisagés ;
  • La présence de fonctionnalités de cross-selling ;
  • La présence d’un espace client ;
  • Le type de contenus (articles, page produit, images, vidéo…) ;
  • Les technologies privilégiées (langages, frameworks, CMS…) ;
  • Les intégrations à des systèmes tiers (réseaux sociaux, emailing, CRM, webanalyse…).

En résumé, c’est à cette étape qu’il faut définir toutes les spécifications techniques et fonctionnelles des livrables.

Définition des résultats attendus

À ce stade, il s’agit de présenter les prestations attendues à la fin du projet. Dans le cas d’espèce, on peut indiquer dans le cahier des charges : création de maquettes, développement, design, intégration, mise en ligne, maintenance et mise à jour, formation à la gestion du site…

Budgétisation et fixation des délais

Établir un budget permet d’orienter le maître d’œuvre et d’éviter les mauvaises surprises lors de la réception du devis. Lorsque vous communiquez le budget total de votre projet, le prestataire sait à peu près ce que vous recherchez. Il pourra mieux prendre en charge votre dossier parce qu’il saura que vous maîtrisez bien votre projet.

Enfin, le délai de réalisation et la date de livraison sont des éléments très importants. Ils permettent au prestataire de mieux s’organiser et servent de preuves pour le maître d’ouvrage.

À quoi sert un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document contractuel qui protège les différentes parties. Le commanditaire est assuré que son projet sera conforme à ses attentes, tandis que le prestataire peut exécuter sa tâche sans être tout le temps dérangé. Il permet entre autres de :

  • Définir les caractéristiques d’une commande de biens ou de service ;
  • Structurer un appel d’offres ;
  • Maîtriser les risques financiers.

Le CDC n’est pas qu’un support qui sert de lien entre une entreprise et ses fournisseurs. Il peut être aussi un bon outil de management dans une organisation. En réalité, le document n’est ni élaboré ni utilisé de la même façon dans les entreprises. Pour cela, il faut distinguer l’utilisation interne du CDC de son utilisation externe.

L’utilisation externe du cahier des charges

En externe, le cahier des charges est un outil de travail qui permet d’encadrer un projet ou une mission. On peut également l’utiliser comme support d’échange et de discussion entre une entreprise et ses partenaires économiques.

Considérer le CDC comme un document définitif et immuable est un peu réducteur. Les parties prenantes ont la possibilité de le modifier et de l’améliorer. Cependant, les éventuelles modifications doivent être validées par chacune des parties pour éviter tout conflit. Lorsqu’une entreprise lance un appel d’offres, elle définit les critères de sélection des postulants dans le cahier des charges. Dans ce cas, le document est considéré comme un support contractuel.

Par ailleurs, le CDC peut couvrir des aspects importants d’un projet comme :

  • La sécurité (personnes, biens, assurances…) ;
  • Les conditions de réalisation (respect des normes, horaires…) ;
  • Les conditions de paiement ;
  • La répartition des missions ;
  • Les critères techniques (matériaux à utiliser, condition d’exécution…)…

L’utilisation interne du cahier des charges

Au sein de l’entreprise, la rédaction d’un cahier des charges impose de bien maîtriser le projet. Cela entraîne souvent une amélioration de sa gestion. D’autre part, elle impose de communiquer autour du projet. On implique certaines personnes qui peuvent corriger des imprécisions ou apporter des idées innovantes. En interne, le CDC permet également à une entreprise de se mettre à l’abri d’une perte financière, puisqu’elle sait d’avance que sa commande sera conforme à ses exigences.

La forme d’un cahier des charges

Il n’y a pas de format prédéfini pour un cahier des charges. Toutefois, le document se présente généralement sous un format papier. Mais aujourd’hui, avec le développement des outils digitaux, le CDC est de plus en plus présenté sous format numérique (PDF, Word…). Cela permet de le diffuser plus facilement et de le mettre à jour sans effectuer de grosses dépenses.

Quelle que soit la forme du document, il doit être précis et compréhensible pour tous les acteurs. Par ailleurs, le cahier des charges doit comporter une partie administrative qui rappellera les règles, les dispositions sécuritaires, la responsabilité de chaque intervenant…

Qui doit rédiger le cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document contractuel entre le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre. Il acquiert une valeur juridique après sa signature par les parties prenantes. Son contenu est donc très important. C’est la raison pour laquelle je recommande souvent à mes coachés de confier la rédaction de ce document à un juriste. Cependant, les parties peuvent elles-mêmes rédiger le CDC puis le faire valider par un juriste. Cette démarche permet d’éviter les éventuels malentendus et conflits en cas de litiges. Dans ce cas, le cahier des charges comprendra des clauses qui donneront un cadre juridique à la relation commanditaire/prestataire.

Dans la pratique, il est également possible que ce soit le prestataire auquel l’entreprise souhaite confier le projet qui rédige le cahier des charges. Dans ce cas, le prestataire discute en amont avec le client pour cerner ses besoins et se charge de rédiger le document dans les règles de l’art.

Quelques conseils pour bien rédiger un cahier des charges

Le cahier des charges est un élément essentiel dans la réalisation d’un projet. Sa rédaction ne doit donc pas se faire à la va-vite. Il faut aller étape par étape et se poser les bonnes questions : à quoi servira le projet ? Tous les aspects (pratique, financier, commercial, sécurité…) sont-ils pris en compte ? Ensuite, il faut consulter toutes les personnes concernées et fournir assez de détails sur le projet.

Le cahier des charges est un outil indispensable pour la réalisation d’un projet. Il apporte des informations précises et détaillées qui facilitent la tâche au prestataire. Pour éviter tout conflit d’intérêts, il est recommandé de le faire rédiger ou valider par un juriste.

Josselin Leydier