Certains logiciels de gestion sont fondamentaux au bon fonctionnement d’une entreprise. Dans le cadre du traitement des salaires, le logiciel de paie est d’une grande importance. C’est un outil informatique nécessaire pour automatiser les processus de paie et donc optimiser la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise.
Sommaire :
Logiciel de paie : un outil incontournable pour la gestion d’entreprise
Le logiciel de paie est un outil indispensable aux PME et TPE. Il permet d’automatiser la collecte des données de paie, le traitement et le calcul de celles-ci, ainsi que l’ensemble des processus administratifs. Le but est de produire une fiche de paie conformément à la législation sociale et la situation personnelle de l’employé.
Le logiciel de paie vous simplifie le traitement des processus « ressources humaines » dans le cadre du management de la paie, dès le recrutement jusqu’au départ des salariés. Il peut être installé sur poste ou vous pouvez opter pour un logiciel SaaS ou un logiciel de paie en ligne.
Le logiciel de paie en ligne
Le logiciel est installé sur les serveurs de l’hébergeur. Le plus souvent, l’utilisateur paie un abonnement. Selon Apogea, quel que soit l’endroit où vous êtes, le logiciel de paie en ligne vous offre l’avantage de :
- produire vos paies en ligne depuis votre navigateur web,
- profiter d’un haut niveau de sécurité pour vos données de paie,
- bénéficier d’une sauvegarde régulière de vos données de paie,
- profiter des mises à jour automatiques de votre logiciel de paie en ligne,
- réaliser vos déclarations sociales telles que la DSN.
Un des gros atouts du logiciel de paie en ligne est que vous allez demeurer en conformité grâce aux mises à jour automatisées selon les évolutions légales et réglementaires. Vous n’aurez donc plus besoin de faire une quelconque démarche : le logiciel de paie en ligne intègre toutes les modifications. Il est préparamétré afin que vous puissiez l’utiliser même sans grandes connaissances en gestion de paie.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, le logiciel de paie en ligne est d’un grand apport. Il vous permet un gain de temps considérable, en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée. Vous optimisez aussi le temps de travail des équipes RH. Cela contribue aussi à la fiabilisation de votre paie puisque vous évitez le risque d’erreurs humaines. Le gain de productivité liée à la réduction des tâches administratives entraîne aussi d’importantes économies.
Le logiciel sur poste
Il s’agit d’un logiciel physiquement installé sur les serveurs de l’entreprise qui acquiert une licence auprès de l’éditeur. L’avantage d’avoir un logiciel sur poste est que vous ne dépendez pas d’un prestataire de service. Vous devez toutefois assurer la mise à jour de votre logiciel ainsi que son paramétrage complet, ce qui demande des compétences spécifiques. Vous devez aussi faire des sauvegardes fréquentes de vos données pour ne pas vous retrouver démunis en cas de problème.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de paie ?
L’entreprise doit d’abord évaluer ses besoins et définir un budget. Elle pourra alors choisir, parmi les logiciels de gestion proposés sur ce site, celui qui sera le plus adapté.
Les fonctionnalités de base
Dans le cadre d’un logiciel de paie, certaines fonctionnalités de base sont nécessaires et d’autres offrent plus de flexibilité et de maîtrise de la fonction de paie. Le plus souvent, la gestion simultanée de l’administration du personnel et de la paie est simplifiée au sein du même outil. Pour faciliter le travail des équipes RH et s’assurer de produire une paie en règle avec la législation, privilégiez un outil de gestion de la paie disposant :
- des données de paie accessibles à tout moment,
- du calcul de la paie,
- du calcul et de la collecte du PAS (prélèvement à la source),
- de l’édition du bulletin de paie,
- de la production des différentes déclarations sociales obligatoires,
- de la production des documents obligatoires,
- des documents de reporting et de contrôle de la paie.
La paie est calculée en fonction des taux légaux applicables et des éléments variables comme les heures supplémentaires, les arrêts maladie, les congés impayés… En ce qui concerne le calcul et la collecte du PAS, le prélèvement à la source est calculé, collecté et reversé à l’URSSAF. Votre logiciel de paie doit permettre de le traiter et y mentionner les postes obligatoires sur le bulletin de paie.
L’édition du bulletin de paie est simplifiée. Il doit être transmis au collaborateur et le bulletin de paie complet est simplement gardé à sa disposition. Avec ce genre de logiciel, l’employeur doit pouvoir remettre au salarié une fiche de paie dématérialisée (sans accord préalable de celui-ci).
Les autres fonctionnalités essentielles
Le logiciel de paie doit permettre de faire les déclarations à destination des administrations sociales comme la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Une autre fonctionnalité essentielle est la production des différents documents obligatoires liés aux entrées/sorties : contrats de travail, soldes de tout compte et certificats de travail.
Pour suivre la masse salariale et effectuer les différentes études obligatoires, votre logiciel de paie doit avoir des fonctionnalités de contrôle. Il s’agit notamment de la production des états de contrôle et l’édition de tableaux de bord RH. Un logiciel de paie sera donc très utile pour simplifier et optimiser le travail de l’équipe RH d’une entreprise.
