En début 2021, on dénombrait environ 144 000 PME (Petites et Moyennes Entreprises) en France selon l’INSEE. Malgré le dynamisme qu’elles apportent au marché, elles souffrent principalement du manque de ressources financières qui est une caractéristique typique de ce genre de sociétés. C’est souvent cela qui les contraint à l’usage d’outils gratuits au cours de leurs activités. Néanmoins, ces derniers sont-ils performants ? Découvrez ici plusieurs types de logiciels gratuits utilisés par les PME, ainsi que leur degré de performance.
Sommaire :
Les logiciels de paie gratuits pour les PME
Gérer la paie des salariés est une tâche chronophage et énergivore. Elle peut vous détourner d’activités plus productives en ce qui concerne la génération de revenus pour votre entreprise. Pour cela, il est nécessaire de recourir à un logiciel de paie. Grâce à une automatisation des paiements et à la digitalisation des processus de ressources humaines, cet outil permet de :
- gagner du temps,
- maîtriser le processus et réduire les risques d’erreur,
- offrir un salaire conforme et éditer une fiche de paie sans coquilles,
- disposer d’informations sociales à exploiter,
- réduire les coûts.
Ces programmes existent en version gratuite et payante, dont les sous-catégories basiques et avancées se distinguent par les fonctionnalités offertes et un coût plus élevé. Pour une PME, commencer avec un logiciel de paie gratuit est recommandé lorsque la comptabilité ne permet pas de s’offrir une licence payante.
Le principal atout de cet outil est sa gratuité. Vous pourrez tirer profit de ses fonctions pour une édition rapide de la fiche de paie, car reprendre l’historique n’est pas nécessaire. Il existe en revanche quelques inconvénients.
Tout logiciel offert gratuitement est généralement proposé avec des fonctionnalités limitées. Pour les outils de paie, des restrictions sont principalement remarquées au niveau :
- du nombre de bulletins produit par mois,
- du support client,
- de la veille légale,
- de la sécurité des données.
Concernant le nombre de bulletins productibles mensuellement, il est souvent réduit à 10. Cela peut représenter un obstacle majeur à votre établissement de fiches de paie si vous avez plus de 10 employés.
Sur un autre plan, le support client est généralement indisponible dans l’outil de paie gratuit ou ses interventions seront limitées. Vous êtes alors seul face aux déconvenues qui surviennent lors de l’exploitation du logiciel et ne bénéficiez pas d’un accompagnement.
Pour la veille légale, votre entreprise ne pourra pas s’adapter rapidement aux nouvelles lois relatives à la rémunération salariale. L’intégration de ces textes et leur prise en compte sans une longue période d’intégration ne sont pas possibles. C’est la conséquence du manque de personnel dédié aux ressources humaines à cause du mode gratuit du logiciel.
Enfin, concernant la sécurité des données, il est crucial d’offrir une protection excellente aux informations recueillies. Elles sont très sensibles et il est urgent de mobiliser des techniques telles que la double authentification et le chiffrement des données pour les sécuriser. De plus, elles doivent être anonymes et ne peuvent pas être communiquées à de tierces parties.
Au vu des fonctionnalités dont vous êtes privé en mode gratuit, il est recommandé d’opter pour la version payante dès que possible. Il est suggéré d’utiliser la version offerte gratuitement pour vous familiariser avec un outil de paie. Ensuite, investissez en fonction de vos besoins pour obtenir une version plus performante de l’outil.
Par ailleurs, quelles sont les fonctionnalités des versions payantes ? La version payante basique propose l’édition intégrale des fiches de paie d’employés, mais n’inclut pas certains éléments clés. Il s’agit par exemple de la gestion des congés et absences, puis du suivi du temps de travail. Ces informations indispensables pour établir des fiches de paie correctes devront être saisies manuellement.
La version avancée du logiciel de paie, encore appelée SIRH (Système d’Information de Ressources Humaines), prend en compte tous les points cités ci-dessus. Avec ce programme, l’employé peut lui-même remplir ses notes de frais, demandes de congés et son nombre d’heures de travail. Ensuite, ces données seront soumises aux dirigeants pour validation. À l’aide des informations renseignées, l’outil génère automatiquement la paie en fin de mois.
Par ce procédé, la personne responsable de la paie bénéficie d’une efficacité accrue et d’un gain de temps considérable. Il faut noter que l’externalisation du service de paie est aussi une alternative viable à explorer pour se dégager de la lourde tâche de gestion des salaires. Elle présente aussi ses avantages et inconvénients à considérer avant toute adoption.
Un gestionnaire de relation client gratuit
Le gestionnaire de relation client (GRC) est un autre outil indispensable pour les entreprises. Il permet de récolter, traiter et analyser des informations relatives aux clients pour établir une relation personnalisée avec eux.
L’objectif est de fidéliser les consommateurs et générer ainsi plus de ventes. Il en existe des versions gratuites, open source et payantes. Les deux premières ne nécessitent pas de paiement initial pour l’acquisition de l’outil ou un engagement à long terme. La version payante sera exploitable après paiement d’une licence ou d’un abonnement, généralement renouvelable.
Le GRC gratuit est généralement une solution cloud. Son inconvénient majeur est qu’il présente des restrictions au niveau de l’utilisation. Il s’agit par exemple du nombre d’utilisateurs limités, de l’impossibilité de lier l’application à sa boîte mail et son site web, entre autres. Il servira à vous démontrer l’étendue de ses capacités.
Par ailleurs, le service d’assistance est généralement peu présent. Lorsque vous rencontrerez des difficultés, obtenir de l’aide est plutôt compliqué. Pour exploiter cet outil au maximum, une mise à jour vers une version supérieure payante est alors nécessaire. Il en existe plusieurs avec toujours plus de fonctionnalités, pour s’adapter aux besoins évolutifs de votre entreprise.
En revanche, le gestionnaire de relation client open source présente des différences considérables. Pour fonctionner, il doit être hébergé sur un espace serveur qui vous appartient. Vous aurez alors besoin de payer des frais d’hébergement.
De plus, il sera nécessaire de faire appel à des développeurs pour personnaliser le logiciel, ajouter de nouvelles fonctionnalités et aussi l’entretenir. Finalement, seule l’acquisition de l’outil est gratuite, mais son exploitation nécessite un peu d’investissement.
Gérer vos newsletters gratuitement
Il existe des logiciels pour envoyer des newsletters à ses abonnés. Ces informations servent aussi à fidéliser la clientèle, établir une relation privilégiée avec cette dernière, l’informer et la récompenser.
Les logiciels gratuits sur le marché permettent la création de ces médias d’information, à partir de modèles préétablis. Certains de ces outils permettent aussi d’avoir une base de contacts contenant jusqu’à 2 000 éléments et l’envoi de 12 000 mails au maximum par mois. De plus, l’envoi des messages ainsi que l’exécution d’autres fonctions peuvent être automatisés pour gagner un temps considérable.
Ce sont des outils très utiles pour des PME. Toutefois, les limitations peuvent devenir très dérangeantes lorsque les besoins de l’entreprise grandissent. À ce moment, il est nécessaire de passer aux versions payantes pour débloquer plus de fonctionnalités et bénéficier d’une meilleure expérience.
Cela permet par exemple d’avoir un rapport détaillé des campagnes de publipostage électronique, avec les taux d’ouverture des mails, de clics sur les liens, de désabonnement ou de rebonds.
Logiciel de surveillance d’e-réputation
Le monde du web est un milieu très concurrentiel en matière de présence digitale, car le nombre d’entreprises qui y intervient est énorme. Pour cela, il est utile de faire appel à des logiciels dont les fonctionnalités permettent de surveiller cet espace.
Pour savoir ce qui se dit sur votre marque et analyser votre réputation en ligne, il existe des applications dédiées. Elles permettent de recevoir des notifications chaque fois que votre marque ou des mots-clés associés sont cités.
Cela permet de savoir quand on s’attaque au fruit de vos efforts ou lorsque l’on vous complimente pour le travail accompli. À l’aide de ces informations, il est possible de prendre les mesures adéquates, telles que le dépôt d’une plainte ou la prise de contact pour une récompense ou collaboration ultérieure. Il est également possible de paramétrer ces outils pour surveiller vos concurrents et savoir ce qui se dit sur eux.
La version gratuite de ces logiciels permet de recevoir jusqu’à 50 000 notifications par mois. Au-delà, il est nécessaire d’opter pour une version payante avec des fonctionnalités améliorées telles que l’édition de rapports détaillés. Ces derniers offrent plus de précisions sur les pays/régions où vous êtes le plus cité et des statistiques précises sur le nombre d’avis positifs et négatifs.
