Selon une étude de NTT Services, depuis la crise sanitaire, 45 % des entreprises mondiales ont envisagé de recourir à l’externalisation. En effet, cette dernière constitue un moyen efficace et rentable de profiter davantage des compétences dont les entrepreneurs ont besoin. Quelles fonctions pouvez-vous confier à des intervenants externes ? Quels sont les avantages de la sous-traitance ?
Sommaire :
La sous-traitance de vos fonctions support
L’externalisation, aussi connue sous le nom d’outsourcing, s’avère être la bonne solution pour vous libérer de vos fonctions supports. Il s’agit donc de confier certaines de vos tâches à des intervenants extérieurs à votre entreprise. Cette stratégie vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre business.
Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, l’externalisation constitue un levier de croissance insoupçonnable. Celle-ci vous offre la possibilité de rendre vos charges fixes plus flexibles, de limiter vos charges de personnel et de dégager plus de temps pour optimiser votre productivité.
Au sein de votre entreprise, vous pouvez sous-traiter vos différentes tâches chronophages et répétitives. Vous pouvez recourir à une entreprise d’outsourcing de façon ponctuelle ou permanente, selon les types de services à externaliser et la période de l’année (pics ou creux d’activité).
Selon le site 3h18, l’entreprise de sous-traitance fiable est celle qui réunit plusieurs compétences et qui dispose d’outils avancés. Elle met des professionnels qualifiés à la disposition de votre TPE, PME ou grande entreprise. Ces spécialistes s’occupent des fonctions telles que la comptabilité, la gestion administrative, la gestion de la paie, l’assistance des ventes, etc.
Les différents services à externaliser dans votre entreprise
À quel niveau un prestataire d’externalisation peut-il intervenir afin de booster la croissance de votre entreprise ? Aujourd’hui, il est possible de sous-traiter vos diverses tâches dans plusieurs domaines (RH, ventes, administration, comptabilité…).
Les ressources humaines
Selon votre budget et vos besoins, vous avez le choix de déléguer toutes vos fonctions RH ou seulement une partie (recrutement, paie, gestion des talents, formation, etc.). Par exemple, le prestataire peut se charger de la gestion de la paie de votre entreprise. Pour cela, il doit élaborer les fiches de paie et réaliser les calculs essentiels à l’établissement des déclarations fiscales et sociales.
La gestion administrative et comptable
En collaborant avec une entreprise d’externalisation, vous confiez la gestion administrative et comptable de votre entité à des intervenants maîtrisant des logiciels performants. Ces derniers leur permettent de standardiser les procédures et d’automatiser diverses tâches administratives. Ainsi, un bon prestataire parvient à vous fournir des services efficaces et rapides, ainsi que des informations comptables fiables et fluides.
Le secrétariat
Le secrétariat (assistance de direction) est composé de multiples tâches chronophages. Pour vous alléger, le mieux est de le sous-traiter. En effet, une entreprise de sous-traitance se charge de vos tâches de secrétariat telles que :
- l’accueil téléphonique et la prise de rendez-vous,
- la transcription et la saisie,
- la gestion des agendas et l’organisation des fichiers,
- la préparation des réunions et la recherche d’informations, etc.
Cette option d’externalisation réduit également vos dépenses, car vous n’avez plus besoin de recruter des secrétaires.
Le parc informatique
La gestion d’un parc informatique nécessite des compétences spécifiques dont vous ne disposez pas forcément dans votre PME ou TPE. Si vous envisagez d’embaucher des informaticiens, votre coût pourra augmenter rapidement. La solution idéale est de faire appel à un prestataire maîtrisant ce service. Ce professionnel externe assure notamment la sécurité de votre réseau informatique et de vos données numériques. Il peut aussi s’occuper de la maintenance de vos systèmes et de vos ordinateurs.
La digitalisation
Aujourd’hui, presque toutes les entreprises investissent dans l’automatisation de leurs processus de gestion ou de vente. Cette opération exige des ressources expertes. Nous vous recommandons de recourir à un prestataire capable de mener à bien votre projet de digitalisation. Elle peut vous proposer diverses prestations, en l’occurrence l’indexation dans une gestion électronique des données, la gestion des archives ou la création d’un accès sécurisé. Elle peut numériser vos documents sensibles, mettre une solution de scan de courriers en place ou encore sauvegarder des données prospects et clients.
L’assistance des ventes
Vous avez la possibilité de profiter d’une assistance des ventes possédant des compétences dans la gestion du front et du back-office d’une entreprise. Ainsi, ce prestataire de service d’externalisation prend en main différentes tâches de votre force de vente. Il traite vos commandes clients et assure vos formalités imports/exports. Son aide vous permet d’accélérer votre cycle de vente et d’atteindre plus facilement vos publics cibles.
L’assistance en communication et marketing
Par manque de compétences ou de temps, vous ne pouvez pas vous occuper du service communication et marketing de votre PME. Afin d’y remédier, le mieux est de l’externaliser en bénéficiant d’une assistance de qualité en communication et marketing. Une équipe externe qualifiée se charge d’échanger avec vos prospects et vos clients, et de développer la notoriété de votre entreprise.
Quels sont les avantages d’externaliser vos fonctions support ?
Aujourd’hui, le recours à l’externalisation est devenu de plus en plus courant. En effet, de nombreuses entreprises sont conscientes des multiples avantages apportés par cette solution.
Pour vous concentrer sur votre activité principale
Quelle que soit la taille de votre entreprise et votre secteur d’activité, la sous-traitance de certaines fonctions support vous permet de vous focaliser sur l’expansion de votre business. Vous vous libérez des différentes contraintes administratives qui prennent souvent trop de temps. Vous pouvez utiliser davantage vos ressources pour développer votre activité. Vous gagnez donc du temps et de l’argent. Votre productivité progresse, et donc, votre ROI également.
Pour éviter un processus de recrutement coûteux et chronophage
En externalisant vos fonctions supports, vous accédez à l’expertise d’un intervenant qualifié sans devoir procéder à un recrutement chronophage et fastidieux. Ainsi, vous pouvez réaliser des économies sur votre budget alloué à votre personnel. Vous évitez également les différentes contraintes liées au recrutement (formation, supervision, etc.).
Pour profiter des services personnalisés
Une bonne entreprise d’outsourcing vous propose des services parfaitement adaptés à vos besoins. Vous pouvez lui préciser vos objectifs et vos demandes spécifiques. Vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé sur la réalisation de votre projet de sous-traitance. Selon votre type d’entreprise et votre secteur d’activité, le prestataire peut vous fournir des conseils pratiques pour booster efficacement votre business.
En somme, l’externalisation de certaines fonctions dans votre entreprise vous permet d’optimiser vos ressources. Cette solution est surtout indispensable lorsque vous avez des objectifs élevés à atteindre sur un court délai. D’ailleurs, certains dirigeants y recourent lorsque leur entreprise se trouve en période de pics d’activité.
