La digitalisation d’une entreprise bouleverse nécessairement son fonctionnement. Elle est cependant cruciale pour réussir à s’imposer sur le marché actuel. Il existe des astuces pour concrétiser avec succès les projets digitaux de votre entreprise. Avant tout, je vous conseille de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre et de mesurer vos capacités actuelles. Ensuite, vous pouvez choisir les solutions adaptées pour digitaliser votre entreprise.
Sommaire :
Définissez les objectifs de votre processus de digitalisation
Vous devez savoir précisément pour quelles raisons vous avez besoin de digitaliser votre entreprise. Cela vous permettra de définir les axes autour desquels concentrer votre processus de digitalisation. Selon ALLOHOUSTON, il est nécessaire de comprendre les exigences des différentes équipes métier d’une entreprise pour réussir à la digitaliser. Par exemple, vos équipes peuvent avoir du mal à s’organiser efficacement, car les outils classiques ne suffisent plus à effectuer la masse de travail sans cesse croissante. Elles peuvent aussi avoir besoin de nouveaux outils d’analyse.
De plus, il peut être nécessaire pour votre structure d’opérer une transformation digitale pour susciter l’engagement client. Une entreprise qui souhaite se positionner dans un secteur très concurrentiel aura besoin de se digitaliser pour se démarquer de la concurrence et attirer davantage de clients. Parfois, les marques suivent des processus métier complexes qui ne facilitent pas la tâche aux employés. Grâce aux outils digitaux, ces processus peuvent être simplifiés pour rendre les collaborateurs plus productifs.
Après avoir défini les objectifs de votre processus de digitalisation, vous pourrez élaborer les feuilles de route adaptées. À cet effet, je vous invite à faire une modélisation des activités que l’entreprise mène actuellement. Ensuite, définissez et structurez les actions à entreprendre pour réussir à atteindre les objectifs fixés.
Évaluez les capacités technologiques actuelles de votre entreprise
À cette étape, vous pouvez réaliser un audit technologique de votre entreprise avec l’aide de spécialistes. Pour bien évaluer les capacités technologiques actuelles de votre structure, vous devez avant tout comprendre les réalités de l’entreprise. Faites alors un inventaire des outils et des systèmes utilisés actuellement pour mener les activités. Ensuite, exploitez vos données pour vérifier si les clients sont habituellement satisfaits de vos prestations.
Il faut aussi analyser les outils technologiques utilisés dans l’entreprise pour comprendre leur fonctionnement. Demandez à vos équipes de vous donner leur point de vue sur ces outils. Vous devez chercher à savoir si les utilisateurs ont des difficultés à s’en servir. Je vous recommande de faire une liste des canaux numériques utilisés actuellement dans l’entreprise. Puis, évaluez votre présence en ligne en identifiant votre empreinte numérique.
Par ailleurs, vous devez vérifier que vos technologies actuelles interagissent bien entre elles et avec les processus métier. Intéressez-vous aussi à la cybersécurité : demandez-vous si vous disposez des moyens nécessaires pour gérer les risques liés à la sécurité de vos plateformes sur internet.
Pour finir, vous pouvez rédiger un document bien détaillé qui résume toutes les observations que vous avez effectuées. Ce document doit pouvoir justifier la nécessité d’une digitalisation de votre entreprise.
Sélectionnez les outils et les plateformes adaptés à vos besoins
Arrivé à cette étape, vous disposez déjà des éléments nécessaires pour vous orienter dans le choix des plateformes et des outils digitaux à adopter dans l’entreprise. Vous ferez vos choix en fonction des objectifs de votre processus de digitalisation et des caractéristiques de vos technologies actuelles. Vous aurez notamment besoin d’une plateforme qui permettra d’automatiser les tâches manuelles chronophages. Tout compte fait, les nouvelles technologies doivent pouvoir fonctionner avec votre système actuel.
Je vous invite à prioriser la sécurité de vos données et de celles de vos clients dans le choix des outils digitaux. À cet effet, explorez uniquement les systèmes qui offrent :
- un chiffrement de bout en bout,
- une authentification multifacteur,
- un lieu d’hébergement sécurisé pour toutes les données,
- un contrôle d’accès.
Vous devez également prendre en compte vos ressources financières et humaines. Considérez aussi les coûts additionnels liés notamment à la maintenance et à la mise à jour régulière des systèmes. N’oubliez pas que sur certaines plateformes, l’ajout d’une nouvelle extension peut être payant. Vérifiez aussi le nombre d’utilisateurs prévu pour chaque outil pour vous assurer qu’il correspond aux ressources humaines de l’entreprise. Orientez-vous surtout vers des solutions fiables, reconnues, intuitives et flexibles.
Formez vos employés à l’utilisation des nouvelles technologies
Vous devez tester les outils et les plateformes qui vont vous permettre d’amorcer la digitalisation de votre entreprise, une fois que vous les aurez sélectionnés. Cette phase d’expérimentation constitue une bonne occasion pour former vos employés à l’utilisation de ces technologies. Commencez par donner envie à vos collaborateurs de se faire former en échangeant avec eux pour les y préparer progressivement. Expliquez-leur tout l’intérêt qu’il y a à maîtriser l’utilisation des nouvelles technologies.
Si vos nouvelles plateformes bénéficient d’une assistance technique, servez-vous-en pour former les employés. Si ce n’est pas le cas, vérifiez s’il existe des tutoriels pertinents en ligne qui pourront aider les futurs utilisateurs à se former de manière autonome. Au besoin, créez ponctuellement ou définitivement un service de soutien technique composé par exemple de formateurs professionnels externes.
La formation à l’utilisation des nouvelles technologies peut se faire progressivement pour laisser le temps à tous les employés de les maîtriser. Pensez à recueillir les impressions de vos collaborateurs pendant et après la formation. Tenez compte des feedbacks pour effectuer les ajustements nécessaires, afin de garantir la réussite de cette formation.
Améliorez l’aspect collaboratif
Les entreprises qui fonctionnent suivant un système traditionnel travaillent en silos. Cela signifie que chaque service est autonome et qu’il n’y a pas de partage d’information au sein de la structure. On observe beaucoup de pertes financières et de pertes de temps dans ce type d’entreprises. En digitalisant votre entreprise pour améliorer ses performances, vous devez casser les silos. Ceci implique d’améliorer l’aspect collaboratif en encourageant vos équipes à travailler ensemble.
Pour atteindre cet objectif, vous pouvez adopter les outils collaboratifs tels que Google Drive, Dropbox, Trello, Klaxoon et Skype. De plus, définissez les objectifs communs de vos collaborateurs et expliquez-leur qu’ils peuvent facilement les atteindre en travaillant en étroite collaboration.
Pensez à organiser des séminaires d’entreprise au cours desquels les employés pourront partager des moments conviviaux et apprendre à se connaître. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels pour garantir le succès de vos projets digitaux.
