La production de documents est inhérente à l’activité d’une entreprise. Des devis aux factures, en passant par les brochures, livres blancs et autres, une multitude de documents peuvent être créés dans une organisation commerciale. Alors que certains sont obligatoires, d’autres sont facultatifs. Dans l’un ou l’autre des cas, ils doivent comporter des éléments permettant d’identifier l’entreprise émettrice. C’est en cela que la personnalisation des documents professionnels est capitale. Il existe néanmoins différentes manières de le faire.

Ajoutez une page de couverture personnalisée à vos documents d’entreprise

L’esthétique joue un rôle important dans l’image que renvoie une entreprise au public. Dans le but de personnaliser les documents de votre structure, pensez à leur apporter une touche soignée. Vous pouvez le faire en misant sur la création de pages de couverture. Certains documents méritent une telle attention. Je vous recommande d’ajouter une page de couverture bien travaillée à :

  • vos rapports,
  • vos dossiers,
  • vos livres blancs,
  • vos blocs-notes, etc.

Vous avez le choix entre une couverture rigide et une souple. Faites votre option en fonction du volume et des dimensions du document. Si ce dernier est assez épais, l’idéal serait de lier les feuilles par reliure collée ou en spirale et d’y ajouter une couverture rigide.

Pour une brochure ou tout autre document léger, une couverture souple devrait convenir. Quoi qu’il en soit, orientez-vous vers des spécialistes de l’impression de documents professionnels. Ils pourront vous proposer plusieurs solutions en termes de types de papier et de conception du design. N’hésitez pas à solliciter les avis de vos collaborateurs les plus proches avant de faire vos choix.

Insérez le logo de votre entreprise dans tous vos documents

En version papier ou numérique, tout document de votre entreprise devrait être reconnaissable facilement. L’un des éléments d’identification à utiliser régulièrement est le logo. Il remplit une fonction non négligeable dans la communication autour d’une entreprise. Le logo doit figurer sur l’ensemble des documents que produit votre entreprise, qu’ils soient utilisables à l’interne ou destinés aux clients, voire aux prospects.

L’insertion de cet élément graphique peut se faire lors de la saisie d’un document sur ordinateur ou une fois qu’il est imprimé. Dans ce dernier cas, vous avez besoin d’outils spécifiques comme un tampon. Ce dernier est disponible sous divers modèles, avec des fonctions variées. Comme on peut le voir sur cette page, il est possible de personnaliser son tampon avec le logo de sa société. Avec un tel accessoire, vous aurez plus de facilité à apposer votre logo sur vos documents.

Généralement, les sociétés qui proposent cette solution offrent aux professionnels des possibilités de personnalisation en ligne de leurs tampons encreurs. Sur ces plateformes, vous pouvez trouver un configurateur qui vous permet de donner des détails sur la conception d’un tampon personnalisé. Grâce à ce dernier, vous avez la possibilité d’ajouter un logo sous la forme d’une image ou des initiales du nom de l’entreprise. Par conséquent, vous donnerez de la valeur et un cachet spécial à vos documents imprimés avec un tampon de logo personnalisé.

Utilisez des polices, couleurs et autres éléments graphiques en lien avec votre société

Dans le but de personnaliser vos documents professionnels, tous les éléments d’identification de votre entreprise sont exploitables. Référez-vous notamment à la charte graphique de votre organisation commerciale pour ce faire. Si vous ne disposez pas encore de ce document, il vous faudra alors penser à sa création. La charte graphique livre toutes les informations nécessaires pour la reproduction des éléments graphiques d’une structure.

Elle permet d’avoir de la cohérence dans la représentation des identifiants de l’entreprise, indépendamment des supports utilisés. Afin d’obtenir des documents personnalisés, veillez à mettre l’accent sur les polices, entre autres. Je vous conseille d’élaborer précisément les bases de la mise en forme des écrits de votre entreprise. Ces règles doivent être connues de toutes les personnes censées créer des documents au sein de l’organisation.

En vue de mettre en exergue l’image de marque de l’entreprise, utilisez les couleurs auxquelles celle-ci s’identifie, mais avec parcimonie. Si votre structure dispose d’un logo ou de tout autre emblème, veillez à l’insérer dans vos documents. L’usage régulier des éléments caractéristiques de l’identité visuelle de votre entreprise amènera le public à intégrer cette dernière à son imaginaire. Ainsi, votre image de marque s’imposera sur votre segment de marché.

Créez des en-têtes et pieds de page personnalisés

Un document offre plusieurs possibilités de personnalisation. Vous avez la possibilité de créer des en-têtes et des pieds de page en vue de livrer diverses informations. Vous pouvez y insérer le nom et/ou le logo de l’entreprise, le titre et/ou l’auteur du document, la date de création, etc. L’usage des en-têtes et pieds de page peut servir à plusieurs fins. Vous pouvez les exploiter dans le but de communiquer sur votre structure.

Pour cela, recourez aux éléments d’identification de cette dernière. Vous pouvez aussi vous servir de l’en-tête et/ou du pied de page pour donner des détails sur un document. Dans cette optique, vous pouvez renseigner le nom du fichier, la date de création ou votre nom en tant qu’auteur. Il est possible d’exploiter un en-tête dans un but pédagogique s’il s’agit d’un document divisé en plusieurs parties. Vous pouvez ainsi insérer le titre de chaque partie dans la zone supérieure. Ce sera une belle façon de présenter vos documents avec professionnalisme.

Formatez le texte en fonction du ton de votre entreprise

La personnalisation des documents d’entreprise ne concerne pas uniquement la forme. Le fond est aussi à prendre en compte. Il est important de conférer un ton spécifique à votre société afin de donner une certaine originalité à vos textes. Vous aurez en effet à créer vos documents en conséquence. Veillez à adopter un style d’écriture qui fait écho aux valeurs de votre entreprise. En l’occurrence, pour les documents dédiés à la communication, plusieurs tons sont au choix.

Vous pouvez opter pour un ton formel ou décontracté, audacieux ou serviable, drôle ou sérieux, sobre ou enthousiaste, etc. Si vous n’avez pas encore trouvé le ton auquel identifier votre structure, travaillez alors à ce propos. Veuillez tenir compte de votre audience et du produit ou service autour desquels vous communiquez. Je vous recommande de faire appel à des spécialistes de la communication d’entreprise pour trouver le ton approprié. Ensuite, vous aurez le loisir de recourir à eux de façon ponctuelle pour des campagnes de mise en valeur de votre offre ou entreprise.