Management de projet : 10 conseils pour le réussir

Dans tous les secteurs d'activité, les projets ne manquent guère. Leur pilotage nécessite des connaissances en termes de gestion et bien des qualités. Quel que soit le domaine, un gestionnaire ou chef de projet est appelé à exploiter au mieux les ressources dont il dispose. Cet article livre 10 conseils favorables à la réussite du management d'un projet.rn

Prenez la mesure de votre mission

rnLe premier pas à poser dans le cadre de la conduite d'un projet, c'est l'appréhension de votre mission. Veuillez commencer par éplucher le projet dans son ensemble. Vous pouvez ainsi dégager des similitudes entre cette mission et d'autres que vous auriez réalisées auparavant. Cela vous aidera à déceler les points sur lesquels vous pourriez avoir le plus de difficultés. La prise de mesure de votre mission consiste à cerner les tenants et aboutissants du projet.rnrnAssurez-vous de savoir exactement ce que le commanditaire attend de vous. En tant que gestionnaire de projets, vous êtes appelé à jouer un rôle semblable à celui du chef dans un orchestre. Vous n'êtes pas tenu de maîtriser l'activité de chacun des acteurs. Cependant, il vous revient de donner le tempo des interventions et de coordonner les actions. Pour ce faire, vous aurez besoin d'une solution numérique.rn

Utilisez un outil PPM pour piloter votre projet

rnLa gestion d'un projet implique une multitude d'actions. Aujourd'hui, la technologie est mise à profit pour la faciliter au maximum. En effet, il existe des logiciels conçus pour permettre la prise en main du pilotage de projet de bout en bout. Il s'agit d'outils dits « PPM » (Project Portfolio Management), c'est-à-dire des solutions de gestion de portefeuille de projets. Avec un tel outil, vous avez la possibilité d'assurer le pilotage de plusieurs projets en toute cohérence.rnrnVous en trouverez de plusieurs types auprès des éditeurs. Je vous recommande de donner priorité aux outils qui disposent d'une diversité de fonctionnalités permettant de maîtriser le budget, l'organisation des ressources humaines… Afin de trouver l'outil PPM idéal pour réussir la conduite du projet, vous pouvez en sélectionner plusieurs et procéder à des tests. Je vous signale que certains éditeurs permettent aux professionnels de tester gratuitement leurs solutions.rnrnrn

Faites un juste partage des responsabilités

rnLes intervenants sont généralement nombreux sur un projet. Parfois, plusieurs groupes d'acteurs sont appelés à travailler pour un but commun. Le chef de projet a une fonction fondamentale à remplir pour l'harmonisation de différentes tâches. Il vous faut identifier les responsabilités que doit assumer chacun des acteurs clés. Vous avez notamment à déterminer les chefs d'équipes qui devront faire passer vos messages aux autres.rnrnIl va sans dire que vous aurez besoin de collaborateurs de premier rang pour le pilotage de chaque projet. N'hésitez donc pas à constituer autour de vous toute une équipe. Ainsi, vous pourrez déléguer certaines tâches à des professionnels compétents. C'est la meilleure façon de ne pas être submergé par des responsabilités. En tant que chef de projet, vous avez la latitude de réajuster l'organisation des ressources humaines, si nécessaire.rn

Misez sur le travail collaboratif

rnL'interaction entre les différents acteurs est de mise dans le cadre d'un projet. Afin d'assumer pleinement votre rôle, veuillez mettre à disposition des intervenants une plateforme collaborative. Vous rendrez ainsi le pilotage du projet transparent pour tout le monde. Grâce au travail collaboratif, les travailleurs se sentiront impliqués dans la réussite dans la mission. Vous pouvez favoriser la collaboration en ayant recours à un outil PPM complet.rnrnCe type de solution offre des fonctionnalités permettant le partage d'informations. Le travail collaboratif est généralement privilégié pour les projets agiles et ceux ayant rapport à la technologie. Cela reste tout de même utile pour toute sorte de projets.rn

Maintenez la communication entre les différents acteurs

rnLa communication est l'une des clés du pilotage d'un projet. Elle doit être maintenue du début à la fin. Dans votre manteau de gestionnaire de projet, vous avez la responsabilité d'informer régulièrement les autres acteurs sur plusieurs points. En début de projet, vous devez tenir des réunions avec l'équipe qui vous accompagnera durant le processus. Vous aurez à expliquer à vos collaborateurs le but principal de la mission, les objectifs de chaque acteur, le niveau d'implication de chacun, les phases du projet…rnrnLa communication est fondamentale pour définir le périmètre d'action de tout collaborateur. Cela permet d'éviter que les uns empiètent sur le champ d'intervention des autres. Pour réussir un projet, des comptes-rendus réguliers des acteurs sont nécessaires.rnrnrn

Soyez flexible dans la planification des activités

rnDans le cadre du management d'un projet, vous aurez à élaborer un planning d'activités. Vous êtes censé programmer les tâches de manière à rester dans le délai prévu pour la fin du projet. Cela nécessite certes de la rigueur dans l'organisation, mais il vous faudra faire preuve de flexibilité. Vous devez notamment prioriser les ressources humaines.rnrnPensez à leur assurer de bonnes conditions de travail avant de leur demander de fournir le maximum d'effort pour l'atteinte des objectifs. Vous devez être à l'écoute des intervenants et prendre en compte, si nécessaire, leurs remarques et suggestions. En fonction de l'évolution des activités, vous pourrez ajuster le planning pour amener les travailleurs à donner le meilleur d'eux.rn

Gérez au mieux le temps sur de courtes échéances

rnLa gestion du temps est l'un des principaux enjeux du pilotage de projet. Cela a une influence capitale sur le budget. Un projet qui n'est pas réalisé dans le délai prévu implique des coûts supplémentaires. En tant que manager de projet, essayez d'éviter les retards en créant des échéances sur le court terme.rnrnConsidérez le projet comme un gros gâteau que vous devez découper en petits morceaux pour le rendre facile à consommer. Déterminez plusieurs phases et les activités à effectuer dans chacune d'elles. En procédant ainsi, vous rendrez le projet lisible pour tous les intervenants. Il sera alors plus simple de rattraper les éventuels petits retards qui interviendraient.rn

Procédez au reporting

rnDans le but de piloter efficacement un projet, vous devez disposer de données utiles à ce propos en temps réel. Pour cela, faites du reporting. Cette tâche était autrefois chronophage et redoutée par les gestionnaires de projet en raison de ses contraintes. En revanche, de nos jours, le reporting s'effectue facilement grâce aux outils PPM. Ces derniers offrent la possibilité aux utilisateurs d'harmoniser les données recueillies par plusieurs personnes à divers niveaux.rnrnVous pouvez vous en servir pour présenter aux acteurs les informations recueillies à différentes étapes du projet. La mise en scène des données vous permettra d'amener les intervenants à vous suivre dans votre vision.rn

Suivez en temps réel l'avancement du projet

rnLe suivi de la réalisation d'un projet est primordial pour sa réussite. Grâce au reporting, vous avez accès à des indicateurs clés. Vous pouvez donc suivre attentivement l'évolution du projet. Le suivi en temps réel est nécessaire pour repérer le plus tôt possible les erreurs et les corriger. Il vous faudra établir des tableaux de bord à cette fin. En jetant fréquemment un œil sur ces outils, vous pouvez connaître le niveau d'avancement du projet par rapport au plan d'action et aux objectifs.rnrnGrâce à un suivi rigoureux, vous pouvez optimiser les ressources restantes pour boucler un projet dans le délai fixé.rn

N'oubliez pas d'analyser les risques pour mieux les contourner

rnLes conseils ci-dessus devraient vous permettre d'éviter au maximum les risques relatifs à la conduite d'un projet. Toujours est-il que les imprévus sont inhérents aux projets de façon globale. Il est donc nécessaire d'analyser les risques auxquels vous êtes le plus exposé. Cela vous permettra d'avoir une idée des solutions à appliquer pour faire de votre mission une réussite.rnrnL'analyse des risques se fait ordinairement en début de projet. Toutefois, vous pouvez l'effectuer également en cours de projet pour atténuer les conséquences des imprévus qui seraient apparues.