En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez être capable de gérer les priorités. Si vous avez des équipes, vous devez être leur guide afin que chacun œuvre pour la réussite du projet. Mais, même si vous êtes seul maître à bord, il est essentiel d’avoir une vue précise des actions clefs prioritaires, et de celles qu’on peut définir comme secondaires. La finalité étant de parvenir à bien gérer votre temps et de mieux vous positionner.
C’est sur ce point qu’entre en jeu la loi de Pareto. Je vous propose un guide qui vous aidera à comprendre ce principe et à le mettre en application au quotidien.
Sommaire :
Le principe de Pareto : définition
Le principe de Pareto est né en Italie en 1900. C’est l’économiste et sociologue Vilfredo Pareto qui a créé ce principe basé sur ses propres observations. Au cours de ses études sur la population, il a mis en exergue le fait que 80 % des richesses étaient détenues par seulement 20 % de la population.
Une cinquantaine d’années plus tard, Joseph Juran, ingénieur, constate que ce principe peut s’appliquer également à d’autres domaines. Il établit que « 80 % des effets représentent 20 % des causes« . Ce précepte devient alors un point de départ intéressant, véritable aide à la prise de décision.
Loi de Pareto : Qu’est-ce que le principe des 20 – 80 ?
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Comment s’applique la loi de Pareto ?
La loi de Pareto permet ainsi d’aller à l’essentiel de façon simplifiée. C’est un outil d’analyse qui permet d’identifier des problèmes stratégiques et de les répartir par ordre d’importance. Cela peut s’appliquer dans divers domaines comme la stratégie d’entreprise, la gestion, les problématiques en ressources humaines ou encore en termes d’organisation.
A titre d’exemple, si je constate que 80 % de mon chiffre d’affaires est généré par 20 % de mes clients, cela va me servir à établir un ordre de priorité pertinent. J’adapterai en fonction le traitement de certaines tâches avec pour but d’améliorer ma gestion du temps. C’est sur ce principe que je conseille à mes coachés de se consacrer en priorité aux actions qui apportent le plus de rentabilité. En ce sens, savoir dire non est parfois impératif.
Si l’on suit cette théorie, il paraît opportun de commencer sa journée par les actions ayant les retombées les plus significatives. Les tâches secondaires, mais non moins chronophages, pourront être traitées en fin de journée. Lorsque la fatigue s’installe, l’on est généralement moins efficace.
Il est important de prendre en considération la loi de Pareto dès l’étape de la création d’entreprise et de l’appliquer ensuite au quotidien. Le but étant de cibler les actions les plus efficaces et ainsi de gagner du temps. On détermine en amont le temps passé sur chaque tâche et l’on se concentre sur les plus porteuses.
Pour appliquer le principe de Pareto, on doit tout d’abord définir un sujet d’analyse, collecter, trier et classer les données ainsi obtenues. On fait ensuite un calcul total de ces données qu’on convertit en pourcentage. Puis on détermine le pourcentage cumulé. Je vous conseille de construire un diagramme qui sera plus visuel qu’un tableau.
Les résultats de la loi de Pareto se décomposent en trois parties :
- Les problèmes dits « vitaux« .
- Les problématiques définies comme « secondaires« .
- Et la partie appelée « résidus » qui se situe entre les deux.
Est-ce un principe fiable ?
Le principe de Pareto n’est évidemment pas une loi universelle. On peut le définir comme n’étant pas une science exacte, mais plutôt un outil d’aide à l’analyse et à la prise de décision. Il existe nombre des cas où la majorité des résultats ou des impacts ne sont pas dus à une minorité de causes.
Une loi, par définition, est une règle impérative qui exprime une norme. Je préfère donc parler de « principe de Pareto ». Il reste donc théorique et l’on doit garder une certaine mesure lorsqu’on choisit de l’appliquer et de s’y référer. Ce précepte permet donc de se faire une idée, mais il faut garder en mémoire qu’il ne sera pas forcément exact dans tous les cas.
Une des erreurs que je vois souvent lors de mes coachings est d’abandonner les actions moins stratégiques, dites secondaires. Ce n’est pas parce qu’elles ne sont pas prioritaires qu’elles n’ont pas un impact important sur la bonne marche de votre structure.
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Quand et pourquoi utiliser la loi de Pareto ?
On utilise beaucoup la loi de Pareto en organisation, notamment pour les dirigeants. Ils ont de nombreuses tâches à réaliser et ont parfois des difficultés à définir une feuille de route. Cela leur permet de prioriser les actions urgentes pour être plus productifs. Ils peuvent éventuellement de déléguer ou de concevoir différemment leur journée de travail.
Ce principe a permis aux consultants en management de dispenser des conseils pertinents à leur public. Ils ont ainsi mis en lumière trois points clés pour une efficacité redoutable : hiérarchiser ses priorités tout en étant capable de dissocier l’urgent de l’important, apprendre à refuser et savoir déléguer.
La loi de Pareto n’est souvent pas appliquée par choix mais se dessine rapidement d’elle-même grâce à nos propres observations notamment, en termes de concurrents. De nos activités se détachera une tendance qui nous permettra de concevoir nos propres conclusions en matière de répartition.
A titre d’exemple, on peut notamment utiliser le principe de Pareto en stratégie afin de moduler son offre. Si vous avez constaté que 80 % de votre chiffre d’affaires était généré par 20 % de vos produits, vous pourriez décider de réduire votre gamme. Cela permettra ainsi de restreindre votre stock et les coûts s’y rapportant.
Je peux également faire un parallèle en prenant l’exemple du SEO ou référencement naturel. Les mots-clés sont importants pour définir la position qu’occupe un site web sur les pages de résultats des moteurs de recherche. En ce sens, la courte traîne représente 20% des mots-clés mais génère 80% des recherches. A l’inverse, la longue traîne englobe 80% de mots-clés pour seulement 20% des requêtes.
J’espère que ce guide vous aura permis de comprendre et d’appliquer la loi de Pareto en fonction de votre activité. C’est un outil d’analyse intéressant, rapide et facile à mettre en place. Toutefois, il faut le considérer comme une théorie et non comme une loi universelle. Pour aller plus loin dans le sujet, si vous rencontrez des difficultés organisationnelles au quotidien, posez-vous la question suivante : si demain votre journée de travail était réduite à deux heures, quelle tâche seriez-vous obligé d’effectuer ?
Josselin Leydier
Votre coach en performance digitale
